¿Cómo escribir una complaint letter en inglés?

¡Hola a todos/as!

El post de hoy sobre las complaint letters es una maravilla que a mí me hubiera facilitado mucho el trabajo hace algunos años y por tanto espero que os sirva de utilidad a vosotros.

En la vida, a veces nos surgen situaciones en las que tenemos que defender nuestros derechos como clientes y reclamar que un cierto servicio o producto no ha sido el adecuado. Para ello, existen recursos tales como las hojas o cartas de reclamación. Pero claro, no solo en una situación real te puedes ver precisando de la necesidad de hacer una carta de reclamación en inglés, sino que también es un tipo de ejercicio escrito (writing exercise) que a menudo se exige en exámenes oficiales. Claros ejemplos de esto son los exámenes de la Escuela Oficial de Idiomas (yo mismo estuve 6 años en la de Murcia y conozco de primera mano todo lo que hay que saber al respecto). Otras instituciones extranjeras que todos conocemos (Cambridge ESOL, Trinity…) también pueden plantearnos en sus pruebas de certificación de inglés el que tengamos que redactar una carta de reclamación o complaint letter como ya empezaremos a llamarla.

Modelo de complaint letter

Por tanto pasaré a mostraros un modelo que os sirvirá ya de referencia para cualquier tipo de complaint letter que tengáis que hacer en el futuro, ya sea para pruebas oficiales o situaciones reales.

Dear Sir/Madam, (muy importante mantener siempre un tono educado a pesar del obvio enfado que la persona que reclama puede tener o se espera que tenga. Muchas personas, al escribir una carta de reclamación en inglés o cualquier otra lengua, conforme a sus raíces culturales o familiares, no mantienen el tono educado y los patrones que se deben esperar en un escrito formal de este tipo. En resumen, por muy enfadados que estemos por el motivo que sea, no podemos obviar las fórmulas de cortesía establecidas por la sociedad)

Following my telephone conversation today (12th July) (es interesante plantearlo así, ya que habitualmente el paso de escribir una carta de reclamaciones se lleva a cabo tras haber tratado de solucionar el problema bien por medios telefónicos o en persona con algún trabajador de la empresa), I am writing to complain about the computer I bought/acquired from your website on 7th April this year and the service I have received. (esta parte debe dejar muy claro en resumen y con pocas palabras cuál es la intención y el motivo de tu carta de reclamación)

(A partir de este punto, ya podemos explicar cómo se ha desarrollado el problemas).

When I ordered the computer, I was informed that delivery would take four days, but in fact, it took over three weeks, arriving too late for me to use for my job as a proffesional consultant. Of course, at the time, I sent several emails prior to my work’s situation, but they were never answered.

When I finally received the computer, it was not exactly the model advertised. According to your official website, it supposedly had a CORE i5. However, it stated on the package differently.

I rang to complain, but I was told that I should have looked more carefully when selecting the item and I was redirected to details on the website. (explicamos nuestras primeras acciones para solucionar el problema)

The main advert is misleading, especially if customers must follow four different links to find the full description on an specific product. To make matters worse, when I contacted your helpline, it took me almost an hour to get through and when I did, the two-minute conversation cost me four pounds and I was told I would still have to write if I wanted to take the situation further. (seguimos explicando la situación acontecida y el motivo por el cual parece ser que surgieron todos los problemas)

As compensation for the lateness of delivery and the lack of clarity on the official website regarding the computers’ characteristics, I feel that I should be sent a new computer free of charge and a formal apology. (en esta parte, exigimos la compensación que estimemos conveniente volviendo a hacer referencia al por qué de tales peticiones)

Yours faithfully, (por supuesto, debemos despedirnos con la debida formalidad y educación)

John Potter (cerramos la carta de reclamación con nuestro nombre)

Frases y palabras clave para escribir una complaint letter

Una vez visto este modelo, vamos a revisar aquellas frases claves que le dan calidad a nuestra complaint letter y que le dan ese matiz especial que no tienen otros escritos:

Dear Sir/Madam

I am writing to complain about

To make matters worse

I was told that I should have

As compensation for the

I feel that I should be sent

Yours faithfully,

Otras opciones para contar con variedad de recursos son las siguientes, siempre pudiendo adaptarlas a las necesidades reales de la situación.

I am writing to express my strong dissatisfaction

I would like to draw your atention to/point out (certain inaccuracies)…

I am writing to express my concern about/disappointment with/disapproval of/

I was deeply offended by the behaviour of the sales assistant

As you can imagine, I am extremely upset

I must insist on a full refund

Hasta aquí el post de hoy. Espero que te haya gustado y que puedas ponerlo en práctica muy pronto (siempre a nivel de examen, claro está). No soy tan mala persona como para desearte que tengas que hacer una reclamación en inglés. En cualquier caso, si lo necesitas, ya cuentas con las herramientas para obtener una buena solución a tu problema.

Un saludo y hasta el siguiente post.

Ver también: cómo escribir una descripción personal

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